建立網路使用準則


網際網路科技一日千里,有助於將企業推向一個新的經濟領域。但科技也容易讓企業之員工在面對日增的組織或產業壓力時,因為缺乏警覺或誤判情勢而出現嚴重之錯誤。標竿企業會訂定使用網際網路之政策並提供教育訓練,以期企業能在科技日新月異、電子化商業活動日益頻繁,且尊重員工自主權的新經濟環境中,能有效管理風險並提昇經營效率。

一、兼顧員工隱私 管理電子郵件

對企業而言,電子郵件的重要性已不下於電話。頂尖企業會訂定清楚明確的政策,指導員工善用這項普及的技術。並對員工實施教育訓練,讓他們瞭解電子郵件的使用規則,並且規範可能造成騷擾、攻詰、或違反法令之行為。

最佳實務企業會確保員工瞭解電子郵件政策,貫徹實施這些規則,並隨環境的改變而更新規定。即使訂定嚴格的電子郵件使用規範,頂尖企業也只在極特殊的狀況下,才會監視員工的電子郵件,不會採高壓手段去恫嚇或操縱員工的行為。

二、符合企業道德規範的網際網路政策

網際網路提供企業蒐集及傳遞大量資訊之管道,它不僅為企業帶來龐大的潛在資源,也衍生全新的風險。因此,企業需訂定一套符合企業道德規範的網際網路政策,以期能:(1)防止網際網路濫用;(2)確保經由網際網路合法蒐集的資訊是可信的,無虛假、錯誤、或涉有誹謗;(3)建立並與員工溝通使用網際網路的政策。

三、公開、謹慎地管理紀律

最佳實務企業會建立管理階層與員工之互信。開誠布公說明公司對電子郵件的管理政策,強調對員工個人隱私之尊重,但當員工之行為可能危及利害關係人或公司利益時,企業會在法律規範下,實施必要之監控措施。包括特殊的軟體偵查程式、電子郵件監視、網際網路追蹤及電腦擊鍵映射等。

四、尊重並取得許可下使用客戶資訊

網際網路及其它資訊管理技術,有助於企業取得龐大的客戶背景資訊。最佳實務企業會尊重客戶的隱私、遵守各國的法規,謹慎處理這些資訊。它們需讓客戶瞭解在文件往來過程中,如何保護及使用這些資訊,以提昇客戶的忠誠度、企業誠信的聲譽,並讓客戶資訊發揮最大價值。

五、善用科技 實施道德及遵循訓練

最佳實務企業懂得運用網路科技學習工具,提供更便利的訓練方式給分散各地的員工,並追蹤後續作業。企業內部網路、光碟、商業軟體、量身訂製的電腦課程、互動式工具等,皆是企業利用科技教育員工,使其瞭解道德和遵循法規政策所採的方法。許多企業會將其道德政策、價值,以及和工作相關的疑難情況及處理,放在內部網路或公司網站上,並提供員工諮詢管道。

全球最佳實務:資誠會計師事務所(PricewaterhouseCoopers - Taiwan)對於電子郵件之政策,秉持尊重員工之文化,強調公司之電子信箱係提供公務使用,但除了寄件人或其指定之收件人,任何人不得以任何形式監控、觀察、展示或重製他人的電子郵件。事務所瞭解員工偶爾會使用公務之信箱收發個人郵件,也期盼將私人用途降至最低水準,且不干擾工作。為了使同仁充份善用電子郵件,公布了「電子郵件使用指南」,指導同仁如何有效率的使用電子郵件,避免電子郵件污染,以及收發回覆郵件之注意事項。

 

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標籤: 法律道德典範
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